Dịch Vụ Kế Toán Sàn Thương Mại Điện Tử

Vì sao doanh nghiệp bán hàng trên sàn thương mại điện tử cần hệ thống kế toán chuyên biệt?

Một doanh nghiệp bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki hoặc nhiều kênh trực tuyến có thể xử lý hàng nghìn đơn hàng mỗi tháng, nhưng tiền thực nhận không bao giờ đơn giản bằng số lượng đơn nhân với giá bán.

Từ giá trị đơn hàng ban đầu đến số tiền thực tế về tài khoản, doanh nghiệp phải đi qua một chuỗi điều chỉnh gồm chiết khấu, voucher do shop tài trợ, voucher do sàn tài trợ, phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí quảng cáo, phí vận chuyển, khoản bồi hoàn, đơn hủy, hàng hoàn, công nợ với đơn vị vận chuyển và thời gian sàn tạm giữ tiền.

Doanh thu hiển thị trên trung tâm người bán có thể khác với doanh thu cần ghi nhận. Tiền sàn chuyển về có thể khác với giá trị các đơn hàng đã hoàn thành. Số lượng hàng xuất kho có thể khác với số đơn giao thành công. Phí sàn đã khấu trừ có thể chưa được kế toán phân loại đúng. Hàng hoàn đã quay về kho nhưng dữ liệu tồn kho chưa được cập nhật. Hóa đơn đã lập có thể không khớp với trạng thái cuối cùng của đơn hàng.

Vì vậy, khó khăn lớn nhất của kế toán thương mại điện tử không nằm ở việc nhập một bút toán bán hàng.

Khó khăn nằm ở khả năng kết nối bốn dòng dữ liệu: Đơn hàng – Hàng hóa – Dòng tiền – Hóa đơn và nghĩa vụ thuế.

Nếu bốn dòng dữ liệu này không được đối soát trên cùng một hệ thống, doanh nghiệp có thể tăng doanh số rất nhanh nhưng không biết chính xác mình đang lãi ở đâu, thất thoát ở khâu nào và số liệu kê khai thuế có thực sự phản ánh đúng hoạt động kinh doanh hay không.

Đó là lý do dịch vụ kế toán sàn thương mại điện tử không thể chỉ dừng ở việc nhận hóa đơn, hạch toán và nộp tờ khai. Doanh nghiệp cần một hệ thống kế toán được thiết kế riêng cho mô hình bán hàng đa kênh, đủ khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn, nhiều trạng thái đơn hàng và dòng tiền bị chia nhỏ qua nhiều nền tảng.

Vì sao kế toán sàn thương mại điện tử khác kế toán bán hàng truyền thống?

Điểm khác biệt lớn nhất của kế toán sàn thương mại điện tử là một giao dịch bán hàng có thể trải qua nhiều trạng thái trước khi trở thành số liệu kế toán cuối cùng.

Trong mô hình bán hàng truyền thống, quy trình thường khá rõ: doanh nghiệp nhận đơn hàng, xuất hàng, lập hóa đơn, ghi nhận công nợ và thu tiền từ khách hàng.

Trên sàn thương mại điện tử, các bước này không diễn ra theo một đường thẳng.

Khách hàng đặt hàng hôm nay nhưng có thể hủy trước khi giao. Hàng đã xuất kho nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận là giao dịch hoàn thành. Đơn đã giao thành công nhưng tiền vẫn đang do sàn tạm giữ. Tiền được chuyển về sau khi đã khấu trừ nhiều loại phí. Một phần hàng có thể bị khách trả lại; một phần khác thất lạc trong quá trình vận chuyển và được xử lý bằng khoản bồi hoàn.

Cùng một đơn hàng có thể đi qua nhiều trạng thái và tạo ra nhiều dòng dữ liệu trước khi kế toán xác định được kết quả cuối cùng.

Khi doanh nghiệp bán trên nhiều sàn, vấn đề càng phức tạp vì mỗi nền tảng sử dụng tên báo cáo, mã giao dịch, cơ chế phí, chu kỳ đối soát và cách thể hiện dữ liệu khác nhau. Nếu doanh nghiệp đồng thời bán qua website, Facebook, cửa hàng trực tiếp và đội ngũ cộng tác viên, kế toán còn phải giải quyết bài toán trùng đơn, chung kho, nhiều phương thức thanh toán và nhiều nguồn doanh thu.

Một dịch vụ kế toán thông thường có thể ghi nhận số tổng hợp cuối tháng. Nhưng kế toán thương mại điện tử chuyên sâu phải giải thích được số tổng hợp đó được hình thành từ những đơn hàng nào, đã loại trừ đơn hủy chưa, hàng hoàn đã nhập lại kho chưa, phí sàn thuộc nhóm chi phí nào và vì sao tiền thực nhận khác doanh thu.

Những vấn đề doanh nghiệp bán hàng trên sàn thường gặp

Các vấn đề phổ biến nhất của doanh nghiệp thương mại điện tử nằm ở sự chênh lệch giữa dữ liệu bán hàng, dữ liệu kế toán và dòng tiền thực nhận.

1. Doanh thu trên sàn không khớp với tiền thực nhận

Đây là vấn đề phổ biến nhất.

Chủ doanh nghiệp nhìn thấy doanh số một tỷ đồng trên báo cáo bán hàng nhưng số tiền về ngân hàng thấp hơn đáng kể. Phần chênh lệch có thể gồm phí sàn, chiết khấu, voucher, quảng cáo, vận chuyển, hàng hoàn, khoản sàn tạm giữ hoặc các giao dịch đang chờ đối soát.

Nếu kế toán chỉ căn cứ số tiền về ngân hàng để ghi nhận doanh thu, doanh thu có thể bị ghi thiếu. Nếu lấy toàn bộ giá trị đơn hàng phát sinh mà không xử lý đơn hủy và hoàn trả, doanh thu có thể bị ghi thừa.

Số tiền thực nhận không phải lúc nào cũng là doanh thu. Doanh thu cũng không phải lúc nào bằng số tiền sàn đang hiển thị.

Muốn xác định đúng, doanh nghiệp phải đối soát theo từng trạng thái đơn hàng và tách riêng doanh thu, khoản giảm trừ, phí dịch vụ, công nợ với sàn và tiền đang chờ thanh toán.

2. Không kiểm soát được các loại phí sàn

Một đơn hàng có thể phát sinh nhiều loại phí, trong đó có phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí vận chuyển, phí quảng cáo, phí tiếp thị liên kết và chi phí tham gia chương trình ưu đãi.

Nếu toàn bộ các khoản này chỉ được đưa vào một tài khoản “chi phí bán hàng”, doanh nghiệp có thể lập được báo cáo tài chính nhưng chưa chắc đã có thông tin quản trị hữu ích.

CEO cần biết phí nào gắn với doanh thu, phí nào phát sinh do lựa chọn chương trình của shop, phí nào có thể tối ưu và kênh bán nào đang tiêu tốn tỷ trọng chi phí lớn nhất.

Một sản phẩm có doanh thu cao chưa chắc tạo ra lợi nhuận tốt nếu đồng thời phải chịu phí sàn, quảng cáo, voucher, vận chuyển và tỷ lệ hoàn hàng cao. Không bóc tách đầy đủ các khoản phí đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang nhìn doanh số mà chưa nhìn thấy chất lượng của doanh số.

3. Đơn hoàn, đơn hủy và hàng thất lạc không được xử lý đầy đủ

Đơn hủy trước khi xuất hàng, đơn giao không thành công, đơn khách trả lại và hàng thất lạc trong vận chuyển có bản chất hoàn toàn khác nhau.

Mỗi trạng thái ảnh hưởng khác nhau đến doanh thu, hàng tồn kho, giá vốn, công nợ với sàn và nghĩa vụ hóa đơn. Nếu kế toán không kết nối dữ liệu đơn hàng với dữ liệu kho, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng hàng đã hoàn nhưng chưa nhập kho, hàng đã giao nhưng chưa ghi giảm tồn hoặc hàng thất lạc không được theo dõi bồi thường.

Chênh lệch nhỏ trên từng đơn hàng có thể trở thành số tiền rất lớn khi doanh nghiệp xử lý hàng chục nghìn đơn mỗi tháng.

4. Xuất hóa đơn không theo kịp dữ liệu bán hàng

Số lượng giao dịch lớn khiến việc lập hóa đơn thủ công trở nên chậm, dễ bỏ sót hoặc trùng lặp. Rủi ro càng cao khi trạng thái đơn hàng thay đổi sau thời điểm lập hóa đơn hoặc doanh nghiệp đồng thời bán trên nhiều kênh.

Quy trình hóa đơn phải được thiết kế trên cơ sở xác định rõ giao dịch nào đủ điều kiện lập hóa đơn, dữ liệu nào được sử dụng, cách kiểm soát trùng và phương án xử lý khi đơn hàng bị trả lại hoặc điều chỉnh.

5. Hàng hóa có thật nhưng hồ sơ đầu vào không đủ

Nhiều doanh nghiệp online phát triển từ hộ kinh doanh, nguồn hàng được mua từ cá nhân, chợ đầu mối, xưởng nhỏ hoặc nhà cung cấp chưa có thói quen xuất hóa đơn đầy đủ.

Khi chuyển sang doanh nghiệp, hàng tồn kho thực tế có thể rất lớn nhưng hồ sơ đầu vào không theo kịp. Kế toán gặp khó khăn khi xác định giá vốn, chứng minh nguồn gốc hàng hóa, kiểm soát thuế giá trị gia tăng và bảo vệ chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu chỉ tập trung xử lý hóa đơn đầu ra mà không tái cấu trúc quy trình mua hàng, doanh nghiệp có thể càng bán nhiều càng tích lũy rủi ro.

6. Không biết lợi nhuận thực tế của từng sản phẩm và từng kênh bán

Doanh nghiệp có thể biết tổng doanh thu và tổng lợi nhuận cuối tháng nhưng không biết SKU nào tạo ra lợi nhuận, sản phẩm nào đang được bán dưới giá vốn sau khi tính đủ phí và sàn nào thực sự hiệu quả.

Một báo cáo quản trị có giá trị phải giúp trả lời:

• Doanh thu và lợi nhuận theo từng sàn là bao nhiêu? 
• SKU nào có biên lợi nhuận tốt nhất? 
• Chi phí quảng cáo đang tạo ra doanh thu hay chỉ tạo ra lượt bán? 
• Tỷ lệ hoàn hàng của từng sản phẩm là bao nhiêu? 
• Chi phí sàn chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu? 
• Kênh nào tạo doanh số nhưng làm suy giảm dòng tiền? 
• Tồn kho nào đang bị chậm luân chuyển? 

Nếu hệ thống kế toán không trả lời được những câu hỏi này, kế toán mới chỉ làm nhiệm vụ tuân thủ mà chưa hỗ trợ điều hành.

Phạm vi dịch vụ kế toán thương mại điện tử tại VFDI

1. Khảo sát mô hình kinh doanh và bản đồ dòng dữ liệu

VFDI tìm hiểu các kênh bán hàng, số lượng shop, hệ thống kho, phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán, phần mềm đang sử dụng và trách nhiệm của từng bộ phận.

Trên cơ sở đó, VFDI xây dựng bản đồ kết nối giữa đơn hàng, kho, tiền, hóa đơn, kế toán và thuế. Đây là bước nền tảng để xác định dữ liệu nào được lấy từ sàn, dữ liệu nào cần doanh nghiệp cung cấp và điểm nào phải kiểm soát chéo.

2. Chuẩn hóa dữ liệu từ Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki và các kênh khác

Dữ liệu từ từng sàn được thu thập, chuẩn hóa và phân loại theo các trường thông tin cần thiết như mã đơn hàng, mã sản phẩm, trạng thái giao dịch, giá trị hàng hóa, khoản giảm trừ, phí sàn, vận chuyển, khoản bồi hoàn và tiền thực nhận.

Nếu doanh nghiệp bán đa kênh, hệ thống phải đồng nhất mã SKU, kho hàng, phương thức thanh toán và nguyên tắc ghi nhận để hạn chế trùng lặp hoặc bỏ sót.

3. Đối soát doanh thu, phí sàn và công nợ

VFDI thực hiện đối chiếu dữ liệu bán hàng với báo cáo thanh toán của sàn, sao kê ngân hàng, hóa đơn và sổ kế toán.

Các khoản chênh lệch không được để lại dưới dạng một con số tổng hợp. Mỗi chênh lệch cần được xác định nguyên nhân: giao dịch đang chờ thanh toán, khoản sàn tạm giữ, phí chưa có chứng từ, đơn hoàn chưa xử lý, khoản bồi thường hoặc sai lệch dữ liệu.

4. Tổ chức công tác hóa đơn điện tử

Dịch vụ bao gồm thiết kế nguyên tắc lập hóa đơn theo dữ liệu giao dịch, kiểm soát thời điểm xuất hóa đơn, hạn chế bỏ sót hoặc trùng lặp và hướng dẫn xử lý các trường hợp điều chỉnh, trả lại hàng.

Tùy khối lượng đơn hàng và hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng, VFDI phối hợp xây dựng phương án tự động hóa hoặc bán tự động, nhưng vẫn duy trì các điểm kiểm soát để bảo đảm dữ liệu đầu vào của hệ thống là chính xác.

5. Kế toán hàng tồn kho và giá vốn

VFDI hỗ trợ chuẩn hóa danh mục hàng hóa, mã SKU, đơn vị tính, kho và nguyên tắc luân chuyển hàng. Dữ liệu nhập kho, xuất bán, hàng hoàn, hàng hỏng, thất lạc và điều chuyển kho được kết nối với số liệu kế toán.

Mục tiêu không chỉ là xác định giá vốn cuối kỳ, mà còn giúp doanh nghiệp phát hiện tồn kho chậm luân chuyển, hàng âm kho, chênh lệch giữa tồn kho hệ thống và tồn kho thực tế.

6. Hạch toán và kê khai thuế định kỳ

VFDI thực hiện hoặc kiểm soát việc ghi nhận doanh thu, giá vốn, phí sàn, chi phí quảng cáo, vận chuyển, tiền lương, thuê kho, thuê văn phòng, tài sản và các khoản chi phí vận hành khác.

Các tờ khai thuế, hồ sơ quyết toán và báo cáo tài chính được lập trên cơ sở số liệu đã đối soát, thay vì chỉ tổng hợp từ hóa đơn và sao kê rời rạc.

7. Rà soát và xử lý dữ liệu quá khứ

Đối với doanh nghiệp đã kinh doanh nhiều năm nhưng hệ thống kế toán chưa theo kịp, VFDI thực hiện rà soát chênh lệch giữa doanh thu sàn, hóa đơn, dòng tiền, hàng tồn kho và số liệu đã kê khai.

Các vấn đề được phân loại theo mức độ ảnh hưởng, nguyên nhân và phương án xử lý. Mục tiêu không phải “làm đẹp” hồ sơ quá khứ, mà giúp doanh nghiệp nhìn thấy rủi ro, khắc phục hợp pháp và ngăn sai sót tiếp tục lặp lại.

8. Báo cáo quản trị cho CEO

Tùy nhu cầu và khả năng dữ liệu, hệ thống báo cáo có thể gồm:

• Doanh thu theo sàn, shop và kênh bán; 
• Lợi nhuận theo sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm; 
• Phân tích phí sàn và chi phí quảng cáo; 
• Báo cáo tồn kho và tốc độ luân chuyển; 
• Báo cáo công nợ với sàn, đơn vị vận chuyển và nhà cung cấp; 
• Báo cáo dòng tiền; 
• Cảnh báo chênh lệch và giao dịch bất thường; 
• So sánh hiệu quả giữa các kênh bán. 

Báo cáo được thiết kế để người quản lý không cần hiểu sâu về hạch toán vẫn có thể nhìn thấy vấn đề và sử dụng số liệu cho quyết định kinh doanh.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi sử dụng dịch vụ?

Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần chỉ định một đầu mối phối hợp và cung cấp dữ liệu theo phạm vi được thống nhất, bao gồm quyền truy cập phù hợp vào tài khoản bán hàng, báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán, sao kê ngân hàng, dữ liệu kho, hóa đơn, thông tin nhà cung cấp và số liệu kế toán hiện có.

Việc phân quyền truy cập phải tuân theo nguyên tắc cần thiết và đúng vai trò. Doanh nghiệp không nên giao toàn bộ quyền quản trị nếu dịch vụ chỉ cần quyền xem hoặc xuất báo cáo.

Đồng thời, bộ phận bán hàng, kho, vận hành và kế toán phải cùng tham gia. Kế toán không thể một mình giải thích đơn hoàn, hàng thất lạc, khoản bồi thường hoặc chênh lệch phí nếu dữ liệu vận hành không được chuyển giao đầy đủ.

Giá trị VFDI hướng tới

VFDI không định vị dịch vụ kế toán thương mại điện tử như một giải pháp nhập liệu giá rẻ hoặc chỉ thay doanh nghiệp nộp tờ khai.

Định hướng của VFDI là xây dựng hệ thống tài chính – kế toán – thuế có khả năng đồng hành với tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp.

Điều đó có nghĩa:

• Số liệu phải có thể đối chiếu; 
• Chứng từ phải có thể giải trình; 
• Doanh thu phải được ghi nhận đúng bản chất; 
• Chi phí phải được kiểm soát và bảo vệ; 
• Hàng tồn kho phải được theo dõi; 
• Dòng tiền phải được nhìn thấy; 
• Báo cáo phải giúp CEO ra quyết định. 

Một doanh nghiệp thương mại điện tử không thiếu dữ liệu.

Điều doanh nghiệp thường thiếu là một hệ thống đủ năng lực kết nối dữ liệu thành thông tin đáng tin cậy.

VFDI hướng tới việc lấp đầy khoảng trống đó: không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ kế toán và thuế, mà còn xây dựng nền tảng kiểm soát để doanh nghiệp có thể mở rộng mà không đánh đổi bằng sự mất kiểm soát.

Kết luận

Kinh doanh trên sàn thương mại điện tử có thể tăng trưởng rất nhanh, nhưng tốc độ tăng đơn hàng không đồng nghĩa với tốc độ tăng lợi nhuận.

Nếu doanh thu không được đối soát, phí sàn không được bóc tách, đơn hoàn không được kiểm soát, tồn kho không chính xác và số liệu thuế không kết nối với dữ liệu vận hành, doanh nghiệp có thể bán nhiều hơn nhưng lại hiểu ít hơn về chính hoạt động của mình.

Dịch vụ kế toán sàn thương mại điện tử vì vậy không chỉ có nhiệm vụ làm sổ sách và kê khai thuế. Giá trị thực sự của dịch vụ nằm ở việc xây dựng một hệ thống có thể trả lời ba câu hỏi quan trọng:

• Doanh nghiệp đang thực sự tạo ra bao nhiêu doanh thu?
• Sau khi tính đầy đủ giá vốn, phí sàn, quảng cáo, vận chuyển và hàng hoàn, doanh nghiệp còn lại bao nhiêu lợi nhuận?
• Và nếu cơ quan thuế, ngân hàng hoặc nhà đầu tư yêu cầu giải trình, doanh nghiệp có đủ dữ liệu để chứng minh những con số đó hay không?

Doanh nghiệp thương mại điện tử không thua vì thiếu đơn hàng. Doanh nghiệp có thể thua vì doanh thu tăng nhanh hơn khả năng kiểm soát.

Và một hệ thống kế toán tốt phải giúp doanh nghiệp nhìn thấy điều đó trước khi rủi ro xuất hiện trên tờ khai, trong kho hàng hoặc trong dòng tiền.